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O que muda no trabalho a partir do Certificado Digital – Portaria 211/2019
A Portaria 211/2019 trouxe novas regras sobre a necessidade de guarda e assinatura eletrônicas de documentos relacionados à Segurança e Saúde no trabalho.
O que já era de se esperar, visto que um dos objetivos do E-social é facilitar o processo de elaboração e arquivamento desses documentos em meio digital, e por isso várias empresas já estão familiarizadas com essa atividade.
Há uma grande expectativa em relação aos benefícios que essa nova portaria traz, já que os processos serão otimizados, reduzindo as gigantescas pilhas de papéis referente à documentação laboral.
Outro benefício é que os órgãos fiscalizadores terão acesso às informações de forma prática, o que facilita o trabalho de fiscalizar as atividades, autorizações e outras documentações das empresas.
Documento Digital e Prazos
O PDF é o formato de arquivo digital estabelecido pela portaria, para a criação de documentos e assinatura eletrônica.
Esse tipo de arquivo já é amplamente utilizado dentro das empresas, além de ser uma extensão planejada para compartilhar documentos de forma segura.
Como acontece em todo processo legal de implementação de novas regras, existe um prazo para as empresas se adequarem.
Em relação à Portaria, inicialmente, aderir ao processo é facultativo, mas se tornará obrigatória nos seguintes prazos, contados a partir de sua vigência:
I – 5 (cinco) anos ou até 12 de abril de 2024, para microempresas e microempreendedores individuais;
II – 3 (três) anos ou até 12 de abril de 2022, para empresas de pequeno porte; e
III – 2 (dois) anos ou até 12 de abril de 2021, para as demais empresas.
Ainda segundo a Portaria, somente nos casos em que o formato digital se mostrar comprovadamente inviável, é que poderá ser aceita a apresentação dos documentos em papel, contanto que durante a fiscalização, seja comprovada a autenticidade do documento.
Quais documentos farão parte dessa integralização por meio digital?
A Portaria torna válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para a elaboração e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:
I – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
II – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
III – Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
IV – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
V – Programa de Proteção Respiratória – PPR;
VI – Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;
VII – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
VIII – Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
IX – Plano de Proteção Radiológica – PRR;
X – Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
XI – Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
XII – Laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
XIII – Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Lembrando que é obrigatório o uso do formato PDF nos documentos de Segurança e Saúde no Trabalho.
Afinal, o que é a Assinatura Digital?
É o tipo de assinatura utilizada para atribuir a origem de um documento a um determinado usuário. Então, por questões de segurança, para ter acesso a esse tipo de assinatura é preciso possuir um certificado digital.
Segundo a Resolução CGSN Nº 140, o certificado digital é obrigatório para as empresas, já que trabalham com o eSocial, e gerenciam informações sobre o Fundo de Garantia, INSS, entre outros.
Vale ressaltar que todo e qualquer documento que possua assinatura digital tem validade jurídica pela legislação.
Emitindo o Certificado Digital
Se a sua empresa ainda não possui um certificado digital, entre em contato com instituições que fornecem esse tipo de certificação e faça o registro.
Segui algumas empresas que realizam esse tipo de serviço:
- O Serasa oferece assinatura de Certificado Digital: https://serasa.certificadodigital.com.br/uso/
- A Valid Certificadora é outra empresa: https://www.validcertificadora.com.br/
- A Caixa Econômica Federal também trabalha com os certificados: http://www.caixa.gov.br/empresa/identidade-digital/Paginas/default.aspx
- Certisign: http://www.caixa.gov.br/empresa/identidade-digital/Paginas/default.aspx
A Certificação digital nada mais é do que manter um arquivo em mídia digital ou na nuvem, onde cada usuário terá uma chave, pessoal e intransferível, para enviar e receber informações.
No formato de mídia, os seus dados de assinante podem estar em um token (pendrive, por exemplo), celular, ou computador que tenha a capacidade de proteger os dados através da criptografia.
No formato nuvem, os dados ficam armazenados de forma remota, podendo ser acessados de qualquer lugar do mundo, através da chave de acesso do usuário.
O valor do certificado digital pode variar de acordo o serviço da empresa e o tipo de produto selecionado:
- A1 é indicado para empresas que emitem muitas notas fiscais;
- A3 é indicado para empresas menores, que emitem poucas notas ficais.
O certificado digital A1 é gerado e armazenado no computador do usuário, a licença vale por 1 ano e, é indicado para grandes empresas, já que devido ao volume de serviços, precisam gerar uma grande quantidade de notas fiscais.
O certificado digital A3, por sua vez, fica armazenado em um dispositivo móvel (pen drive, smartcard etc.), e pode ser levado de um lugar para o outro sem a necessidade de um computador autorizado.
Independente tipo de certificado digital que você escolher, todos possuem prazo de validade, que pode variar de 1 a 3 anos, enquanto os valores alternam entre R$ 200,00 e R$ 600,00.
Como fazer a Assinatura Digital?
Adquiriu o Certificado? Então é hora de fazer a assinatura digital em um documento (que deve estar em formato PDF). E esse processo é bastante simples:
- Abra o arquivo usando o leitor de PDF (Adobe Reader);
- Acesse o menu “Ferramentas” – ou a barra lateral direita no próprio documento, desça a barra de rolagem e clique em “Mais ferramentas”;
- Clique em “Certificados” e depois “Assinar Digitalmente”;
- Desenha a área na qual será exibida a assinatura;
- Configure a assinatura de acordo com a ID digital da sua empresa.
As empresas poderão digitalizar os documentos assinados manualmente (inclusive os produzidos e assinados antes da publicação da Portaria) e transformá-los em arquivos PDF. Nesse caso, os documentos físicos originais precisam ser mantidos na empresa, pelo prazo previsto em Lei, e ficar à disposição da fiscalização.
Todos os documentos assinados digitalmente podem ser verificados através da página do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI.
Os benefícios da guarda e assinatura por meio eletrônico
Uma das grandes novidades da Portaria 211/2019, é que os processos que antes demoravam meses para ter algum tipo de progresso, agora poderão ser resolvidos de forma rápida e prática.
Além disso, o processo eletrônico garante mais segurança, já que minimiza as fraudes por emissão de documentos falsos.
A substituição do papel pelo meio eletrônico, gera uma grande economia de gastos financeiros e de tempo – minimizando a impressão, transporte e armazenamento de arquivos físicos.
Com a redução da impressão em papel, o impacto ambiental também será reduzido, e essa é uma realidade muito promissora para os próximos anos.
Concluindo, acredito que essa iniciativa leva para as empresas e para os profissionais de SST a praticidade, eficiência e produtividade no que diz respeito à burocracia do nosso sistema.
Uma vez que agiliza e facilita a elaboração e a disponibilidade de extensa lista de documentações, normas, planos e programas referentes à Segurança e Saúde no ambiente de trabalho.
O objetivo deste artigo é informar você sobre os processos acerca da certificação e assinatura digital, e também mostrar os impactos que essas mudanças vão causar nas empresas ao longo do tempo.
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